Pascal Schmid 23.04.2020 12 min read

New Work: Modern Workplace für Unternehmen 1.0

Die Arbeitswelt hat sich in den letzten 10 Jahren fundamental geändert: Jeder Mensch besitzt ein Smartphone; Work-Life-Balance und Home-Office sind wichtige Aspekte bei der Jobwahl und Arbeitskräfte sind knapp. Viele Unternehmen tun sich mit diesen Veränderungen, die oft unter dem Begriff “New Work” zusammengefasst werden, immer noch schwer. Wie kriegt man das unter einen Hut?

Die jungen Generationen Y, Z und Alpha sind immer online und definieren sich nicht mehr über Statussymbole wie „mein Haus“, „mein Auto“ und „mein Salär“. In einer Sharing Economy stehen Freiheit und Sinnhaftigkeit im Vordergrund. Dazu gehört selbstverständlich auch das neuste Smartphone. Daneben spielen aber auch ökologische Aspekte bei der Wahl eines potenziellen Arbeitgebers eine wichtige Rolle. Durch den aktuellen Fachkräftemangel können sich junge Talente häufig ihren Arbeitsplatz aussuchen und stellen nicht nur Ansprüche an die Bezahlung, sondern auch an die Flexibilität beim Arbeitsort, den zur Verfügung stehenden Werkzeugen und an moderne Zusammenarbeitsformen. 

Das führt dazu, dass sich Unternehmen vom klassischen Bild eines Arbeitnehmers, der von 9:00 bis 17:00 Uhr im Büro an einem festen Arbeitsplatz seiner Tätigkeit nachgeht, verabschieden müssen und dies teilweise auch schon getan haben. Das Schlagwort dazu lautet „New Work“ und bezeichnet Arbeitsformen, bei denen die Mitarbeiter auch von zu Hause, in einem Co-Working-Space, in offenen Bürolandschaften und zu eher ungewöhnlichen Zeiten arbeiten können. 

New Work und Modern Workplace 

Für die Arbeitnehmer ist es wichtig, so viele Tätigkeiten wie möglich mit den gewohnten Werkzeugen wie Handy, Tablet oder Notebook erledigen zu können, am liebsten jedoch mit dem eigenen Smartphone, denn niemand rennt gerne mit zwei Geräten herum. Sie gehen virtuos mit Video- und Chat-Software um, kommunizieren über Whatsapp und Instagram und nutzen Cloud-Kommunikationstools wie Slack, Trello oder Microsoft Teams ganz selbstverständlich für die tägliche Arbeit. Überhaupt nutzen sie gerne Software as a Service-Angebote aus der Cloud (SaaS) und sind ungeduldig, wenn Anwendungen umständlich oder unflexibel zu bedienen sind. 

New Work bezeichnet dabei den grundlegenden kulturellen und wirtschaftlichen Wandel. Die hochgradige Vernetzung jeglicher Technik, die Digitale Transformation, vielfache Automatisierung mit KI, IoT sowie Industrie 4.0 und die massive Cloud-Nutzung machen gerade vor der täglichen Arbeit nicht halt.

Diese Änderungen führen nicht nur zu einer neuen Arbeitsweise (New Work), sondern verlangen nach einem veränderten, flexiblen Arbeitsplatz (Modern Workplace) innerhalb von Firmen. Wer nicht mehr an einen festen Desktop-PC oder ein Thin-Client-Gerät gebunden ist, sondern alles mit Smartphone und Laptop erledigen kann, kann sich auch innerhalb der Firma frei bewegen und häufiger den Schreibtisch wechseln. Damit lassen sich „Open Space“-Bürolandschaften realisieren, die das Zusammenarbeiten aktiv fördern und damit mehr kreative Ideen freisetzen – ein nicht zu unterschätzender Erfolgsfaktor in der heutigen Zeit. Rückzugsbereiche für konzentriertes Arbeiten und Telefonieren sind dabei aber auch in Zeiten von New Work nach wie vor unabdingbar.

Interessieren Sie sich für die weitere optimale Gestaltung und das Potential eines Modern Workplace? Dann würden wir Ihnen gerne unseren Guide und unser E-Book zum Thema ans Herz legen.

 

New Work bedeutet oft eine grosse Umstellung für Unternehmen

Die Unternehmens-IT muss sich auf die neuen New Work Arbeitsformen einstellen und in der Lage sein, die richtigen Werkzeuge und Technologien bereitzustellen. Wer viele Systeme noch selbst im eigenen Haus betreibt und das Thema Cloud bisher stiefmütterlich behandelt hat, steht vor grossen Herausforderungen.

Denn gerade junge Mitarbeiter suchen sich Wege, um aus einem eventuell sehr engen IT-Korsett auszubrechen. Sie nutzen eigene Smartphones, Dropbox-Dienste und WeTransfer, um Daten auszutauschen oder setzen selbst auf Google Drive, um gemeinsam an Dokumenten zu arbeiten. Dazu braucht es keine spezifischen IT-Kenntnisse. So entsteht sehr schnell eine Schatten-IT, die sich jeglicher Kontrolle entzieht und natürlich grosse Löcher in die Sicherheitsarchitektur des eigenen Unternehmens bohrt und so zur Gefährdung der eigenen digitalen Werte (digital assets) führen kann.

Ältere Mitarbeiter verfolgen den rasanten Wandel im Rahmen von New Work dagegen eher mit Misstrauen. Sie tun sich häufig schwer, sich auf neue Werkzeuge und Dienste einzulassen und mit den Veränderungen, welche New Work bringen, mitzuhalten. 

Die Anforderungen an die IT und Dienste sind für Unternehmen und Mitarbeiter daher sehr unterschiedlich: Unternehmen setzen oft einen starken Fokus auf die Themen Sicherheit, Datenschutz und die detaillierte Kontrolle der eigenen Assets. Mitarbeiter wünschen sich dagegen viel Freiheit und dass die IT ihre Probleme löst und keine Barrieren aufbaut. Dabei sind das keine Gegensätze. Ein modernes Cloud Operating Model kann die Sicherheitsarchitektur so gestalten, dass Mitarbeiter kaum Einschränkungen spüren. Hier bieten Unternehmen wie netrics, die sich auf die Cloud Architekturen spezialisiert haben,  eine Vielzahl von Möglichkeiten an. 

 

Für die neuen Möglichkeiten der New Work Welt begeistern

Gerade jetzt in der weltweiten Corona-Krise zeigt sich, welche Vorteile ein moderner Arbeitsplatz aus der Cloud bietet: Die Mitarbeiter können bequem und einfach von zu Hause aus arbeiten, weil Anwendungen, Daten und Informationen alle übers Internet erreichbar sind. Sie können dafür ihre eigenen Geräte nutzen und vieles auch per Smartphone oder Tablet erledigen. Damit wird der Arbeitsort sekundär, was die Organisation von berufstätigen Eltern um einiges erleichtern kann. 

Public Cloud-Anbieter wie Microsoft bieten eine Vielzahl von Produkten und Services, welche die Geschehnisse in der Cloud laufend analysieren und so ein bisher noch nie dagewesenes Niveau an Sicherheit garantieren können. 

 

Die Mitarbeiter mitnehmen

Es ist nichts als menschlich, dass Veränderungen zunächst einen Widerstand hervorrufen. Viele, vor allem langjährige Mitarbeiter tun sich schwer, die ausgetretenen Pfade der täglichen Arbeit zu verlassen und sich auf neue Arbeitsmethoden und Werkzeuge einzustellen. 

Bei New Work ist das nicht anders. Hier sind die Unternehmen und die Führungskräfte gefordert, im Rahmen eines Change-Prozesses die Mitarbeiter frühzeitig abzuholen und auf die Reise mitzunehmen. Der Einsatz eines strukturierten Change-Managements nach einer geeigneten Methode wie beispielsweise PROSCI, erhöht den Erfolg bei der Einführung eines „Modern Workplace“ und der Förderung einer “New Work Kultur” um ein Vielfaches. Es lohnt sich für Unternehmen daher auf jeden Fall, bereits bei der Projektplanung einen kompetenten Partner mit an Bord zu nehmen. Denn neben der Aufklärung, dem Wunsch zur Mitwirkung, der Vermittlung des nötigen Wissens und der Fähigkeit Gelerntes auch Umzusetzen, stellt Change Management auch die nachhaltige Verankerung von Veränderungen im Unternehmen sicher. 

 

Fazit

Moderne Arbeitsplatzkonzepte bzw. New Work spornen nicht nur junge Mitarbeiter an, sondern setzen viel kreative Energie frei. Unternehmen profitieren daher von hoch motivierten Mitarbeitern, die auch in schwierigen Zeiten wie dem aktuellen Corona-Virus-Ausbruch produktiv arbeiten können. 

Unternehmen sind daher gut beraten, ihre IT-Landschaft so zu optimieren, dass alle Mitarbeiter von den modernen Möglichkeiten der New Work Welt profitieren können. Der Schlüssel ist dabei eine geeignete Cloud-Architektur mit dem entsprechenden Cloud Operating Model, welche die nötige Flexibilität bereitstellen können. So wird die digitale Transformation nicht nur zum Erfolg, sondern macht auch noch Spass.

 

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