Pascal Schmid 09.06.2020 9 min read

Modern Workplace oder Schatten-IT? Ein paar Denkanstösse für Entscheider

So einfach geht´s in einem Modern Workplace! Frei verfügbare Software aus der Cloud, wie Dropbox, Zoom und viele andere lässt sich ohne Administrationsrechte ganz einfach und schnell nutzen.

„Am besten benutze ich dazu meine Firmen-E-Mail-Adresse. So ist die Kommunikation und der Datenaustausch mit meinen Kollegen und Geschäftspartnern sichergestellt.“

Was aus Sicht der Anwendung so einfach funktioniert, kann bei Unternehmen grosse Nebenwirkungen auslösen. Der oben zitierte Mitarbeitende registriert sich mit seinem Unternehmenskonto in der Cloud – und verstösst damit allenfalls bereits gegen Compliance-Vorschriften des Unternehmens. 

Doch nicht nur er selbst und sein Arbeitgeber sind betroffen. Denn frei verfügbare Software zum Austausch von Daten oder zur Kollaboration entfaltet ihre vollen Vorteile nur dann, wenn Geschäftspartner diese ebenfalls nutzen – wenn sie also geteilt und gemeinsam eingesetzt wird.

Die Zusammenarbeit mittels einer solchen Anwendung wird meist durch den Versand einer Einladung an die Geschäftspartner angestossen. Der Partner wird freundlicherweise dazu aufgefordert, die entsprechende Software ebenfalls zu verwenden. Wer diese Einladung annimmt, installiert und etabliert, hat mit wenigen Klicks ein neues Werkzeug im Unternehmen, ohne dass die interne IT- oder die Compliance-Abteilung davon wirklich Notiz nimmt.

Weitreichende Veränderung durch Softwarenutzung aus der Cloud

Was so harmlos scheint, bringt in den Unternehmen erhebliche Veränderungen mit sich. Durch die nahezu unbegrenzten Möglichkeiten entstehen plötzlich neue Prozesse, die über die eigenen Unternehmensgrenzen hinaus reichen. Effektive Kommunikation und Arbeitsabläufe sparen Arbeitszeit, minimieren Reibungsverluste und dienen so der Steigerung der Produktivität und der Flexibilität. Dies ist generell im Sinne des Unternehmens, denn die Optimierung von Arbeitsprozessen ist ein wichtiges Thema.

Doch was bedeutet es für ein Unternehmen, wenn frei verfügbare Software auf eigene Faust von Mitarbeitenden installiert oder genutzt wird? Welche Auswirkungen sind zu erwarten? Viele wichtige, teils unternehmenskritische Fragen gilt es deshalb zu beantworten:

  • Wie ist sichergestellt, dass die durch die Nutzung von unternehmensfremden Werkzeugen veränderten Prozesse compliant sind?
  • Ist die Einhaltung von Governance-Richtlinien garantiert? 
  • Wie kann die Informationssicherheit durchgängig gewährleistet werden?
  • Wie sieht es mit dem Identitäts-Management (Identity) aus?

Nicht ohne Grund gilt in einer heterogenen, dezentralen Welt des Modern Workplace gerade Letzteres, die Identity, als die neue Firewall, die es um jeden Preis zu schützen gilt. Die Konsequenz lässt sich sehr gut am Beispiel eines einfachen Prozesses, dem Austritt eines Mitarbeitenden aus dem Unternehmen, illustrieren. 

Gab es in einem geschlossenen Unternehmenssystem mit einer zentralen Userverwaltung klare Prozesse, Checklisten und Workflows, die nachweislich alle Zugänge für einen austretenden Mitarbeitenden sperren oder löschen, ist dies in einer Schatten IT kaum mehr zu bewerkstelligen.  

Die Arbeitswelt des Modern Workplace

die heutige heterogene, dezentrale Arbeitswelt

Die Entwicklung einfach geschehen lassen oder proaktiv steuern?

Die Digitalisierung ist da. Das Rad der Zeit lässt sich auch nicht mehr zurückdrehen. Fakt ist: Wir alle wollen nicht mehr auf die Vorzüge, welche die Digitalisierung mit all Ihren Werkzeugen und Möglichkeiten bietet, verzichten. Die zentrale Frage, die Unternehmen sich dabei stellen muss: Kann sich mein Unternehmen eine schleichende, unkontrollierte Verbreitung einer solchen Entwicklung leisten oder will die Unternehmensführung den Prozess aktiv steuern?

Beide Szenarien haben auf den ersten Blick ihre Vorteile. Eine seitens der Führungsebene nicht  vorgegebene oder geplante Nutzung neuer Werkzeuge basiert häufig auf einer hohen Motivation der Mitarbeitenden etwas besser oder einfacher zu tun. Sie haben gute Absichten und handeln voller Überzeugung und mit Freude. Die Vorteile, die sich daraus für die Arbeitsqualität ergeben, liegen auf der Hand. Doch vielmals ist das Gegenteil von gut, gut gemeint.

Andererseits hat die Steuerung solcher Entwicklungen durch die Unternehmensführung eine starke Berechtigung. Denn es braucht in einem Modern Workplace hinsichtlich Compliance und Arbeitsweise klare Leitplanken und verbindliche Richtlinien, dies mitunter auch aus Haftungsgründen. 

Modern Workplace heisst auch: Das Eine tun, das Andere nicht lassen

Mit einem “Modern Workplace” sollen Anwender jederzeit, an jedem Ort, mühelos mit ihren Kollegen und mit externen Ansprechpartnern Dokumente austauschen, chatten und telefonieren können. Neben klassischen Office-Anwendungen sollen weitere Applikationen, wie Planer, Workflows oder Business Intelligence einfach nutzbar sein. Nur so können Prozesse optimal digitalisiert werden, ohne die Motivation der Mitarbeitenden zu dämpfen. Gleichzeitig braucht ein Modern Workplace Werkzeuge und Mechanismen, um die Compliance und die Sicherheit in einem Unternehmen aktiv zu überwachen, zu steuern und schlussendlich zu garantieren. Mit Anwendungen rund um Microsoft 365 und insbesondere Microsoft Teams lassen sich solche Anforderungen im Rahmen eines Modern Workplace Projektes ideal erfüllen.

Interessieren Sie sich für die weitere optimale Gestaltung und das Potential eines Modern Workplace? Dann würden wir Ihnen gerne unseren Guide und unser E-Book zum Thema ans Herz legen.

Fazit

In vielen Firmen geschieht es gerade jetzt und heute: Mitarbeitende nutzen oder installieren selbständig und ohne Wissen des Unternehmens Software aus der Cloud. Dies geschieht meistens aus dem Antrieb heraus, den eigenen Arbeitsstil zu perfektionieren, die Arbeitsprozesse insgesamt zu optimieren und selbst mitzugestalten. Diese intrinsische Motivation der Mitarbeitenden sollte man auf keinen Fall ausbremsen, ist sie doch für viele Unternehmen eine wichtige Chance auf dem Weg der Digitalisierung.

Werkzeuge, die unternehmensrelevante Prozesse unterstützen, müssen jedoch vom Unternehmen steuerbar sein. Es lohnt sich daher allemal, das Thema Modern Workplace gesamthaft im Rahmen eines Projektes anzugehen. Wichtig dabei: Nehmen Sie Ihre Mitarbeitenden von Anfang an mit auf die Reise! 

 

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