Modern Workplace – Guide zum Arbeitsplatz der Zukunft

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Die technischen Innovationen der letzten Jahre haben den modernen Arbeitsplatz revolutioniert: Heutige Information-Worker arbeiten wo und wann sie wollen, setzen diverse Endgeräte parallel ein und nutzen überwiegend Angebote aus der Cloud. Für Unternehmen ist der Modern Workplace ein Produktivitäts-Boost; er bindet junge Generationen an das Unternehmen und führt schneller und effektiver zu mehr Innovation. Die folgenden Abschnitte zeigen Verantwortlichen in Entscheidungspositionen auf, was einen modern Workplace ausmacht, wie er erfolgreich implementiert werden kann und wo die typischen Herausforderungen liegen.

 

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Modern Workplace für die Bedürfnisse von Heute

Wie arbeiten wir heute und morgen in Unternehmen, mit Kollegen und Partnern zusammen? Der Modern Workplace wird geprägt von intelligenten Arbeitsprozessen, digitaler Kommunikation und Kollaboration, Home-Office- und Remote-Szenarien. Der Modern Workplace führt aber auch zu veränderten Strukturen und Prozessen in einem Unternehmen.

Der moderne Arbeitsplatz, der Modern Workplace, unterscheidet sich fundamental von der Arbeitsstätte aus den 1980er oder 1990er Jahren. Es gibt keine Arbeitsmappen mit Papier und Laufzetteln mehr. Die Kommunikation besteht nicht nur aus persönlichen Gesprächen, Telefon und E-Mail, sondern läuft über viele verschiedene Kanäle. Ein Mitarbeiter hat nicht nur einen Arbeitsplatz, sondern zwei oder drei. Und er arbeitet nicht nur mit einem Gerät, sondern mit mehreren gleichzeitig. Die Arbeitszeiten sind fliessend und viele Kollegen sieht er tage- oder wochenlang nicht von Angesicht zu Angesicht. An Dokumenten arbeitet man nicht mehr nacheinander, sondern gleichzeitig, und Meetings sind häufig virtuell mit Videobild und Screensharing. Programme werden nicht mehr installiert, denn die Anwendungen nutzen Anwender im Webbrowser, die aus einer Private- oder Public-Cloud-Umgebung bezogen werden. 

Hinzu kommen neue Technologien wie Künstliche Intelligenz, Business Intelligence und Automatisierungstechniken, die einfache Tätigkeiten ersetzen und zum Beispiel E-Mails vorsortieren. Das führt auch zu völlig neuen Büro- und Organisationsstrukturen, denn nicht jeder Mitarbeiter benötigt einen festen Arbeitsplatz. Teams lassen sich flexibel neu zusammenstellen und über Kollaborationssysteme in Minuten auch digital verknüpfen.  

Das Arbeitsumfeld ist heutzutage deutlich komplexer geworden. Jüngere Mitarbeiter erwarten richtungsweisende Technologien und flexible Strukturen, was den Druck auf Unternehmen erhöht. Die Firmen-Organisation muss sich permanent wandeln und anpassen, um für “High Potentials” attraktiv zu sein und neue Produkte und Lösungen entwickeln zu können.

Im Mittelpunkt des Modern Workplace steht dabei der Mitarbeiter mit seinen Anforderungen und Bedürfnissen, um effizient und produktiv arbeiten zu können. Die Technologien für seinen digitalen Arbeitsplatz sind kein Selbstzweck, sondern sollen ihm helfen, optimale Ergebnisse erzielen zu können. Dafür müssen sich gerade auch grosse Unternehmen beständig wandeln und anpassen. 

Eine Einführung in das Thema New Work finden Sie in diesem Artikel: New Work: Modern Workplace für Unternehmen 1.0

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Modern Digital Smart Workplaces – Definitionen und die feinen Unterschiede

Beim Thema moderner Arbeitsplatz oder Modern Workplace gibt es zahlreiche Begriffsvarianten, die ähnlich klingen, aber nicht zu verwechseln sind:

  • Digital Workplace
  • Smart Workplace
  • Modern Workplace

Modern Workplace ist dabei der Oberbegriff, da er die Gesamtheit dessen beschreibt, was zu einem modernen Arbeitsplatz gehört. Digital Workplace und Smart Workplace definieren Teilaspekte.

Digital Workplace


Die Anwendungen, Systeme, Cloud-Services und Endgeräte, die ein Mitarbeiter für seine tägliche Arbeit einsetzt und benötigt, bilden den Digital Workplace. Es ist daher kein physischer Ort, sondern eher die digitale Umgebung, die ihn dazu befähigt, seine Aufgaben zu erledigen. 

Heutzutage gehören dazu nicht nur Fachapplikationen und CRM- und ERP-Systeme, sondern auch diverse Cloud-Anwendungen, Kollaborationstools, notwendige Geräte wie Notebooks, Smartphones und Tablets und Netzwerktechniken. Je besser alle Komponenten in diesen digitalen Arbeitskosmos integriert sind und je einfacher die Bedienung und Nutzung der Werkzeuge und Systeme ist, umso effizienter können die Anwender arbeiten. 

Ein optimaler Digital Workplace 

  • integriert alle relevanten Anwendungen und Systeme unter einer leicht zu bedienenden Oberfläche
  • vernetzt alle Anwendungen und Systeme, um eine optimale Wertschöpfung und einen optimalen Informationsfluss zu gewährleisten
  • lässt das Arbeiten an beliebigen Orten ohne Produktivitätseinschränkungen zu 
  • fördert die intensive Zusammenarbeit und den Informationsaustausch der Mitarbeiter sowie die Einbindung von Partnern
  • motiviert die Mitarbeiter und stärkt die Bindung an das Unternehmen.

 

Smart Workplace


Smart steht für „mitdenkend“ und „vorausschauend“ – ein Smart Workplace ist also ein Arbeitsplatz, der über KI- und Automatisierungstechniken das Arbeiten angenehmer und genauer macht. Das betrifft aber nicht nur rein digitale IT-Technologie, sondern auch die physische Umgebung im Unternehmensgebäude. 

 

Typische Funktionen eines Smart Workplace sind:

  • Mit dem Betreten des Konferenzraums bucht das Notebook den Teilnehmer automatisch in die gebuchte Video-Konferenz ein
  • Der Arbeitsplatz erkennt den Mitarbeiter und stellt Temperatur und Licht auf seine Vorliebe ein. 
  • Die Vergabe von Konferenzräumen berücksichtigt typische Buchungsmuster, um auch kurzfristig auftretende, aber wiederkehrende Buchungen zu möglichen.
  • Ist ein Mitarbeiter nicht im Gebäude, wird sein Telefonie-Client automatisch auf sein Smartphone umgestellt.
  • Eine intelligente Zeiterfassung ordnet mithilfe einer KI Tätigkeiten automatisch bestimmten Projekten zu und reduziert damit administrative Tätigkeiten.
  • Schreibtische, Boards und anderes Arbeitsmobiliar lassen sich jederzeit einfach verschieben und neu arrangieren, um die Teamarbeit zu erleichtern. 
  • Business-Informations-Systeme aggregieren automatisch relevante Informationen und stellen diese auf übersichtliche Dashboards zusammen.
  • Sicherheitstechnologie erkennt automatisch, wo sich ein Mitarbeiter befindet und nutzt automatisch Verschlüsselungs- und Abwehrtools, falls dieser öffentliche Internetzugangspunkte nutzt. 

 

Modern Workplace


Der Modern Workplace ist die Arbeitsumgebung, die die digitalen und smarten Workplace-Funktionen vereint, und sie in agile, kollaborative Strukturen und Prozesse einbettet. Beim Modern Workplace steht Team- und Zusammenarbeit sowie eigenverantwortliches Handeln stärker im Mittelpunkt. 

Der Modern Workplace nutzt ausserdem alle digitalen Möglichkeiten, um Transparenz über Vorgänge und Ergebnisse zu schaffen. Über Cloud-Anwendungen ist der Zugriff auf Daten von jedem Ort der Welt jederzeit möglich. Dies bietet für Unternehmen ganz neue Möglichkeiten, kurzfristig neue Kräfte einzubinden, erfordert allerdings auch neue Organisationsstrukturen und Entscheidungswege. 

 

Der Modern Workplace steht also nicht nur für den Einsatz digitaler, smarter Technik, sondern berücksichtigt auch, welche Optimierungen in den Geschäftsvorgängen und Prozessen darüber möglich sind und führt damit zu neuen Arbeitsweisen, vielfältiger Kommunikation und mehr Eigenverantwortung der Mitarbeiter.

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Mobile Working – ein Produktivitäts-Boost

Mobil zu arbeiten – also im Home-Office, im Café, im Co-Working-Space oder im Hotel – ist für viele Mitarbeiter wünschenswert. Die Mitarbeiter sparen sich viel Zeit, weil die Fahrt zur Arbeit entfällt. Sie können häufig wesentlich konzentrierter arbeiten, was wiederum die Produktivität steigert. Damit entfallen zwei Stressfaktoren, was sich auch darin zeigt, dass Remote-Mitarbeiter weniger häufig krank sind. 

Als Arbeitgeber haben mobile Arbeitsplätze auch den Vorteil, dass das Unternehmen für hochqualifizierte Millennials deutlich interessanter ist. Millennials finden die Möglichkeit, remote zu arbeiten, oft sehr wichtig. Damit können Sie Talente wesentlich besser für Ihr Unternehmen gewinnen.

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Die Voraussetzungen, um Mobile Working betreiben zu können, sind technischer, strukturelle und personeller Art. 

Technische Voraussetzungen


Mobile Mitarbeiter benötigen eine technische Infrastruktur, ausserhalb des Unternehmens, also einen Schreibtisch, eine leistungsfähige Internetverbindung, einen Computer (vorzugsweise ein Notebook), eine gute Videokamera und einen Platz, an dem sie ungestört arbeiten können. 

Als Unternehmen ist sicherzustellen, dass die IT-Infrastruktur ein Arbeiten ausserhalb der Büro-Räume unterstützt. Dazu gehören 

  • ein Dokumentenaustausch über eine Cloud (beispielsweise OneDrive)
  • Anwendungen in der Cloud, die sich remote nutzen lassen
  • Telefonische Erreichbarkeit über die normalen Büronummern
  • Kommunikationstools wie MS Teams, die effizientes Zusammenarbeiten in Teams und Projekten fördern und erleichtern
  • Gesicherter Zugriff auf Unternehmens-IT-Ressourcen
  • IT-Sicherheit aller Geräte und Kommunikationskanäle durch passende Security-Massnahmen

 

Strukturelle und personelle Voraussetzungen


Sie müssen als Unternehmen mit Mobile Workern klare Regeln schaffen, wie die Zusammenarbeit ablaufen soll. Dies gilt auch für die Kommunikation mit den Home-Office-Mitarbeitern, damit diese optimal eingebunden und nicht von Informationen abgeschnitten sind. 

Wichtig sind:

  • Tägliche, kurze Video-Status-Meetings, um sich gegenseitig auf den Stand zu bringen. 
  • Klare Vorgaben für Dokumentenablage und Projektmanagement-Prozesse
  • Festgelegte Prozesse und Zuständigkeiten, die auch dann funktionieren, wenn man nicht physisch anwesend ist
  • Verpflichtender Einsatz von Cloud-Werkzeugen, die alle Mitarbeiter ortsunabhängig nutzen können

 

Mobile Working ist nicht für jeden Anwendertyp geeignet. Der Mitarbeiter muss in der Lage sein, sich selbst zu organisieren, transparent und proaktiv zu kommunizieren, stärker eigenverantwortlich zu handeln und sich diszipliniert an Prozessvorgaben halten zu können. Ausserdem sollte er keine Probleme im Umgang mit IT-Technik haben und sich bei kleinen Problemen selbst helfen können. Wenn es hierbei Defizite gibt, müssen die Fähigkeiten bei den Mitarbeitern durch Weiterbildung aufgebaut werden. 

Wenn Sie als Unternehmen diese Voraussetzungen geschaffen haben, werden Sie sehen, wie die Produktivität und Motivation der Mitarbeiter deutlich steigt.

Mehr Informationen zu Remote Work: „Digitalisierung in Home-Office-Zeiten: 21 Ansätze, wie Sie Ihr Unternehmen jetzt optimieren

Modern Workplace ist keine Nebensache

Der Modern Workplace ist keine Technologie, sondern umfasst die Philosophie des modernen Arbeitens in heterogenen und dezentralen Teams ganzheitlich. Im Mittelpunkt stehen zu Beginn deshalb weniger technische Aspekte, sondern Fragen der Zusammenarbeit, die Wünsche der Mitarbeiter und wie sich diese Veränderungen begleiten und steuern lassen (Change Management). 

Für Unternehmen lohnt es sich daher, vor den Veränderungen hin zu einem Modern Workplace zu reden und zu diskutieren und dabei alle relevanten Personengruppen miteinzubeziehen. 

Einsichten und Wissen gewinnen

Wie kann und soll der Modern Workplace im eigenen Unternehmen aussehen? Die Blaupause, die für alle Unternehmen passt, gibt es nicht. Jedes Unternehmen hat verschiedenen Bedürfnisse und Voraussetzungen. 

Die Beschäftigung mit dem Thema „Modern Workplace“ führt zu wichtigen Erkenntnissen über das eigene Unternehmen. Dazu helfen interne Diskussionen in den einzelnen Abteilungen genauso wie das Hinzuziehen von externen Experten und die Erfahrungen, die andere Unternehmen auf dem Weg zum Modern Workplace gemacht haben.

Vom IT-Projekt zur Unternehmenstransformation

Die Umsetzung des Modern Workplace erfordert viel Vorarbeit. Häufig wird das Projekt in der IT-Abteilung angesiedelt, die vor allem in technischen Kategorien „denkt“. Tatsächlich ist ein grösserer Change notwendig. Es ist ausserdem mehr Wissen über die Betriebsabläufe nötig, als in den meisten Fällen in der IT-Abteilung vorhanden ist. 

Daher sollte sich die Projektleitung kritische Fragen stellen und in eine intensive Diskussion mit den betroffenen Abteilungen einsteigen, um einen klaren Blick auf die tatsächlichen Bedürfnisse und Anforderungen zu bekommen. 

Über die Digitale Transformation reden

Die Einführung eines Modern Workspace ist mehr als nur eine technische Umstellung. Sie verändert auch das Unternehmen. Das wirft grundsätzliche Fragen zur Unternehmenskultur, Arbeitsweisen und einer dauerhaften Transformation auf.

Damit alle Mitarbeiter eingebunden sind und der Veränderung positiv gegenüberstehen, ist es notwendig, viele Gespräche zu führen. Es gilt, das Wissen der Mitarbeiter aufzunehmen, Fragen offen zu diskutieren und deren Wünsche für die Zukunft ihrer Arbeit zu berücksichtigen. Erst wenn die Mitarbeiter die Gründe und Chancen verstehen, die der Modern Workplace bringt, werden Sie die Veränderungen unterstützen. 

In diesem Artikel finden Sie noch weitere Gründe für einen intensiven Austausch.

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Future Workplace: Die Herausforderungen für Unternehmen

Für den Arbeitsplatz der Zukunft müssen Sie in Ihrem Unternehmen viel verändern. Aber Change Management ist eine anspruchsvolle Aufgabe. Wer die Arbeitsplätze der Mitarbeiter zukunftsfähig machen möchte, wird auf Widerstände stossen. Neben diesen sozialen und kulturellen Schwierigkeiten gibt es auch noch zahlreiche technische Hürden zu meistern.

Typische Herausforderungen

Der Modern Workplace ist mobil. Innerhalb der Firma, aber auch wenn es um remote Work und Home-Office geht. Technisch bedeutet das, dass Mitarbeiter von überall aus auf jegliche Ressourcen des Unternehmens zugreifen können müssen. Sie müssen als Unternehmen aber auch Kommunikationsmöglichkeiten schaffen, die einen intensiven Austausch zulassen und die eine effiziente Zusammenarbeit ermöglichen. Dazu brauchen Sie Cloud-Anwendungen und Kommunikationswerkzeuge. Bedenken Sie auch, dass das Abschotten der Unternehmens-IT nach aussen nicht mehr ausreicht, um maximale Sicherheit zu gewährleisten, wenn viele Anwender nicht mehr in den Büroräumlichkeiten arbeiten. 

Neben der Technik sind die kommunikativen und sozioökonomischen Herausforderungen nicht zu vernachlässigen. Wie erzeugt man einen Teamspirit, wenn das Team physisch nicht mehr zusammensitzt? Das Mindset der Mitarbeiter muss sich ändern: Weg von hierarchischen, streng reglementierten Strukturen hin zu eigenverantwortlichem Handeln, starker Teamarbeit und sehr viel Transparenz. 

Häufige Schwierigkeiten und Fehler

Der Modern Workplace ist eine grosse Veränderung. Sie müssen daher intensive Diskussionen mit allen Mitarbeitern führen, um sie auf die Reise mitzunehmen. Wer glaubt, diese Auseinandersetzung übergehen zu können, baut Widerstände in der Belegschaft auf. Die Etablierung eines Modern Workplace wird gern als reines IT-Projekt missverstanden. Diese Veränderung betrifft aber nicht nur IT-Systeme, sondern die Art, wie zukünftig gearbeitet wird. Und das braucht auch genügend Zeit; setzen Sie die Zeitpläne daher nicht zu eng. 

Wenn bestehende Werkzeuge und Anwendungen durch Cloud-Dienste ersetzt werden, müssen diese für die Bedürfnisse der Mitarbeiter passen. Hier sollten nicht monetäre Argumente über funktionalen Anforderungen stehen. Die Cloud-Anwendungen müssen klar ersichtliche Vorteile bieten, sonst werden sie von den meisten Mitarbeitern abgelehnt. 

Schritte zur gelungenen Umsetzung

Um den Arbeitsplatz der Zukunft zu implementieren, sollten Sie in allen Phasen die Mitarbeiter intensiv mit einbeziehen und Vorschläge und Wünsche der Belegschaft ernst nehmen und berücksichtigen. Kommunizieren Sie klar und deutlich, was das Ziel ist und warum Sie diese Veränderungen vornehmen wollen (oder müssen). Machen Sie einen Umsetzungsplan, den alle Mitarbeiter kennen und akzeptieren.

Nutzen Sie die Möglichkeit, sich mit allen Arbeitnehmern intensiv über die Zukunft der Arbeit auszutauschen. Holen Sie sich Erfahrung ins Haus, zum Beispiel über externe Berater und Unternehmen, die Sie optimal bei der Umsetzung unterstützen und über die notwendige Erfahrung sowohl im Bereich Technik aber auch im Change Management verfügen. 

Seien Sie auch bereit, Dinge auszuprobieren, ob sie funktionieren, und scheuen Sie sich nicht, sie später wieder zurückzunehmen, wenn Sie sich als nicht praktikabel erwiesen haben.

Change erfolgreich managen

Neue, innovative Technik kann sich nur durchsetzen, wenn die Menschen sie akzeptieren und antizipieren. Bei Veränderungen wird der Erfolgsfaktor „Mensch“ häufig aber zu wenig oder gar nicht berücksichtigt. Die meisten Menschen stehen Veränderungen skeptisch gegenüber. Hier hilft ein professionelles Change Management, das die typischen Hürden und die entsprechenden Methoden kennt.

Der Wandel des Arbeitsplatzes hat durch die Covid-19-Pandemie nochmals einen Schub bekommen. Unternehmen müssen ihn vollziehen, um erfolgreich sein zu können oder zu bleiben. Trotz erfahrener Projektleitung und grossartiger Technik scheitern Change-Projekte aber häufig. 

Die Ursachen sind dafür:

  • Fehlender Support des Top-Managements
  • Das Fehlen von aktivem Change Management
  • Mangelndes Verständnis der betroffenen Mitarbeiter für Zweck und Motivation der Umstellung (Warum braucht es diesen Change)
  • Konservative, veränderungsunwillige Unternehmenskultur und -organisation
  • Zu viele negative Erfahrungen mit Veränderungsprozessen

 

Professionelles Change Management

Für eine erfolgreiche Veränderung müssen das Projektmanagement, die Unternehmensführung und die Unterstützer aus den Reihen der Mitarbeiter (die „Sponsoren“) erfolgreich zusammenarbeiten und methodisch vorgehen. 

Dazu ist ein dedizierten Change Manager nötig, der am besten als CMO im Vorstand verankert ist. Er gestaltet aktiv die verschiedenen Phasen der Umsetzung und coacht die beteiligten Führungskräfte und Projektleiter.

Die Umsetzung erfolgt in drei Phasen:

Vorbereiten In der ersten Phase wird die Strategie definiert und das Change Team zusammengestellt. Ausserdem erstellt man eine Übersicht, von welchen Mitarbeitern Unterstützung („Sponsoren“) oder Widerstände zu erwarten sind und welche Massnahmen notwendig sein werden. 

Durchführen Umsetzen des Plans zur Veränderung. Dieser Plan umfasst sinnvollerweise die verschiedenen, relevanten Aspekte einer Veränderung wie Kommunikation, Sponsoring, Coaching, Widerstands bewältigung und Ausbildung.

Festigen In der dritten Phase gilt es die Veränderung zu leben und zu festigen. Dazu gehören die Auswertung statistischer Anwender-Daten, eine offene Feedback-Kultur, Korrekturen und das Feiern von Erfolgen. 

Erfolgsfaktoren des Change Managements

Trotz guter Planung und professioneller Ansätze kann auch ein Change Management-Prozess fehlschlagen. Mögliche Gründe für ein Scheitern sind:

  • Falsches Verständnis von Change Management
  • Fehlende Ressourcen
  • zu viele Change-Versuche in der Vergangenheit („Change-Überdruss“)
  • mangelnde Unterstützung aus dem (mittleren) Management
  • Konflikte zwischen Projekt- und Change Management

Aus diesem Grund ermittelt netrics zu Beginn von Change-Projekten den Change-Reifegrad von Unternehmen und leitet daraus das geeignete Vorgehen ab. Dazu gehört auch die Wahl der passenden Methoden und Werkzeugen für die Veränderungsprozesse und die Integration mit dem Projekt-Management. 

Sinnvoll ist auch, in einem kleineren Projekt mit veränderungswilligen Mitarbeitern und einem erfahrenen Change-Partner erste Erfahrungen zu sammeln. Aufbauend auf einem solchen Erfolg ist der Boden für weitere, motivierte Veränderungen bereitet. 


Sie beschäftigen sich gerade mit Change-Management? Dann lesen Sie den Beitrag «Erfolgsfaktor Mensch im Change-Management», der noch detailliertere Informationen bereithält.

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Unterstützung durch Business Intelligence (BI) & Analytics

Der Modern Workplace besticht nicht nur durch kommunikative Vernetzung und ortsunabhängiges Arbeiten, sondern implementiert auch die Unterstützung durch Business Intelligence und Analytics. Dies leisten Systeme, die grosse Datenmengen aus verschiedensten Quellen zusammenführen, konsolidieren, analysieren und für Geschäftsentscheidungen übersichtlich aufbereiten. 

Durch den Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) und Machine-Learning-Algorithmen können BI-Systeme darüber hinaus Mitarbeitern Entscheidungsvorschläge machen sowie auf Risiken und zu erwartende Entwicklungen, zum Beispiel in der Lieferkette, bei Produktion oder beim Verkauf von Produkten, hinweisen. 

Der Einsatz von Business Intelligence in einer Modern Workplace-Umgebung entlastet die Mitarbeiter, notwendige Informationen für Business-Entscheidungen selbst zu suchen, zusammenzuführen und zu bewerten. Wer selbst regelmässig Reports erstellen und grafisch aufbereiten muss, weiss, wie gross der Arbeitsaufwand dafür ist. 

Die Einführung von Business-Intelligence-Systemen erfordert aber eine gute Planung. Mitarbeiter aus den Fachabteilungen, aus Finance und Vorstände haben meist unterschiedliche Erwartungen, welche Erkenntnisse und Unterstützung ein BI-System leisten sollte. Ausserdem hilft eine Prüfung der Datenqualität im Vorfeld der Einführung, ob valide Auswertungen überhaupt möglich sind.

Wie Sie eine Schatten-IT vermeiden

Mitarbeiter wollen effizient arbeiten und meiden komplexe Prozesse und Arbeitsabläufe. Sie wählen daher gern den einfachen Weg, um Daten auszutauschen, Termine zu vereinbaren oder schlicht zu kommunizieren. 

Unternehmen tendieren aus Sicherheitsgründen dazu, alle Geschäftsvorgänge abzusichern, zu reglementieren und die Verwendung von nicht erwünschten Cloud-Diensten zu unterbinden. 

Ist die Reglementierung allerdings so strikt, dass Mitarbeiter nicht vernünftig arbeiten können, suchen sie sich andere Wege. Sie chatten über WhatsApp und Instagram mit Geschäftspartnern oder Kollegen, nutzen WeTransfer für den Datenaustaustausch grosser Dateien und arbeiten gemeinsam über Google Drive an kritischen Dokumenten. Oder sie nutzen Programme wie TeamViewer, deren private Nutzung kostenlos ist, im kommerziellen Umfeld aber Lizenzen erfordern. Dadurch entsteht eine Chaos-Infrastruktur neben der Unternehmens-IT: Die Schatten-IT. Sie unterminiert die IT-Sicherheit des Unternehmens. Und sie bindet Ressourcen, weil sie von Mitarbeitern «administriert» wird, die nicht wissen, was sie tun. 

Verbote helfen nicht, denn die Mitarbeiter müssen kommunizieren und Daten austauschen können. Schon komplexe Prozesse und schwierige Bedienung führen zu Schatten-IT-Auswüchsen.

Abhilfe schaffen folgende Massnahmen:

  • Gehen Sie das Thema offen an: Fragen Sie Ihre Mitarbeiter bei welcher Gelegenheit und warum Sie auf unerwünschte Software-Lösungen zurückgreifen (ohne mit Sanktionierung zu drohen). So erfahren Sie, wo es bei Bedienung oder Funktion hapert.
  • Bieten Sie Compliance-konforme Alternativen zu Schatten-IT-Diensten an, die eine einfache Bedienung erlauben und alle benötigten Funktionen bereithält. 
  • Schulen Sie Ihre Mitarbeiter im Umgang mit den neu eingeführten Diensten und Anwendungen, damit sie sehen, wie einfach die Benutzung ist.
  • Sorgen Sie dafür, dass die IT ein offenes Ohr für technische Probleme im Unternehmen hat und versuchen Sie zeitnah Lösungen zu finden, damit kein Ausweichen auf eine Schatten-IT stattfindet.
  • Informieren Sie die Mitarbeiter über geeignete Kanäle über die Folgen, die der Einsatz von Schatten-IT haben könnte, und motivieren Sie sie, darauf zu verzichten. 

Wenn Sie diese Massnahmen erfolgreich umsetzen, können die Mitarbeiter optimal arbeiten und halten automatisch alle Compliance-Vorgaben ein. 

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6 Schritte zur Umsetzung des Modern Workplace

Die Umsetzung des Modern Workplace in Ihrem Unternehmen ist eine Aufgabe, die Sie am besten mit einem erfahrenen Partner angehen, der schon viele Projekte erfolgreich durchgeführt hat.

Wir haben für die Einführung des Modern Workplace ein sechsstufiges Vorgehensmodell entwickelt, dass sich in der Praxis als geeignet und erfolgreich bewährt hat. Es berücksichtigt Ihre Wünsche, den aktuellen Status und bindet Mitarbeiter optimal ein. 


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Die sechs Phasen sind


Inspiration
Im netrics Experience Center erleben Sie den Modern Workplace und die neuen Möglichkeiten selbst. Sie erhalten einen detaillierten Einblick in die neuen Formen der Kollaboration und Kommunikation und wie Sie Ihre Arbeit erleichtern. Nach dem Besuch werden Sie voller Ideen sein, was Sie in Ihrem Unternehmen alles verändern wollen.

Assessment In einer mehrstufigen Bestandsaufnahme analysieren wir vorhandene Geschäfts- und IT-Prozesse und den Status Quo der eingesetzten technischen Systeme. Wir führen ausserdem viele Mitarbeitergespräche. Sie erhalten anschliessend einen detaillierten Bericht inklusive Gap-Analyse mit vielen Erkenntnissen aus den Mitarbeitergesprächen.

Evaluation Gemeinsam definieren wir mit Ihnen Weg und Ziel zum Modern Workplace. Wir erarbeiten verschiedene Anwendungsprofile und bestimmen die erforderlichen Technologien und Werkzeuge. Sie erhalten ein fundiertes Angebot, das eine konkrete Kosten-Nutzen-Rechnung erlaubt.

Engagement In Workshops erarbeiten wir gemeinsam ein detailliertes Lösungskonzept mit messbaren Erfolgsfaktoren und zu erwartenden Pain Points. Hierzu werden die Mitarbeiter intensiv eingebunden, was die Awareness und Akzeptanz in der Belegschaft steigert. 

Adoption Wir führen die Lösung schrittweise ein und messen kontinuierlich die festgelegten Erfolgsfaktoren. Dabei stehen die Nutzer im Mittelpunkt und werden fortlaufend geschult. Sie können jederzeit transparent sehen, wie sich der Fortschritt entwickelt. Der User Adoption Plan sichert die kontinuierliche Einbindung der Mitarbeiter. 

Enhancement Wir unterstützen Sie bei der fortlaufenden Anpassung des flexiblen Cloud-basierten Modern Workplace an veränderte Rahmenbedingungen und beraten Sie bei der Weiterentwicklung. So können Sie beispielsweise Ihren Modern Workplace mit Künstlicher Intelligenz und Data Analytics ergänzen und ihre Geschäftsprozesse optimieren. 

Fazit und Ausblick

Der Modern Workplace ist keine Vision für die Zukunft, sondern heute schon Realität in vielen Unternehmen. Er hat nicht nur viele Vorteile für die Mitarbeiter, sondern steigert auch die Produktivität und Effizienz. Für Unternehmen ist der Modern Workplace daher eine notwendige und sinnvolle Umgebung für alle Mitarbeiter, um zukünftig konkurrenzfähig sein und alle Mitarbeiterpotenziale ausschöpfen zu können. 

Die Umgestaltung der Arbeitsumgebungen und der Struktur der Zusammenarbeit im Unternehmen ist allerdings kein leichtes Unterfangen, da grosse Veränderungen oft Ängste und Befürchtungen auslösen. Da hierbei viel Psychologie im Spiel ist, braucht es für die Umsetzungen einen starken Partner, bewährte Prozesse und einen flexiblen Plan, um bei der Umsetzung keine groben Fehler zu begehen. 

netrics hat dazu ein standardisiertes Vorgehensmodell mit sechs aufeinander aufbauenden Schritten entwickelt, dass sich bereits vielfach erfolgreich bewährt hat und auf sich einfach auf die spezifischen Gegebenheiten eines Unternehmens anpassen lässt. Es garantiert schnelle Ergebnisse und berücksichtigt insbesondere die Wünsche und Anforderungen alle Mitarbeiter im Unternehmen.
 

Wir helfen Ihnen, Ihre Digitalisierungspotenziale zu realisieren, unabhängig davon, ob Sie noch in der Planung sind oder Digitalisierungsprojekte bereits umsetzen. Über unseren DevOps-Ansatz erreichen wir in kurzer Zeit die ersten Teilergebnisse und sichern über Meilensteine und intensives Feedback die laufende Weiterentwicklung ab. Nach der Transformation garantieren wir den zuverlässigen und sicheren Betrieb Ihrer Modern-Workplace-Lösung durch die Einhaltung des im Operating Model definierten Service Levels.

Haben Sie noch Fragen? Dann sprechen Sie uns an!

 

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