Pascal Schmid 18.11.2019 9 min read

Cloud ERP: Wann eignen sich ERP-Systeme für die Cloud?

Vielfach betreiben Unternehmen ERP-Systeme noch „On-Premise“ im eigenen Rechenzentrum. Angesichts von SaaS-ERP-Systemen aus der Cloud stellt sich allerdings die Frage, ob das noch sinnvoll ist. Meistens lohnt sich bei ERPs die Verschiebung in die Cloud, es gibt aber auch Sonderfälle.

“Wir haben gerade eine SAP-Umstellung“ – ein Satz, in dem viel Dramatik mitschwingt. Denn in der Regel bedeutet das, dass SAP-Berater, die eigene IT und viele andere gerade damit beschäftigt sind, Hardware auszubauen, Server zu aktualisieren, neue Software-Versionen einzuspielen und dass zeitweise einfach nichts mehr geht.

Seit 20 Jahren geht das so, seitdem es Enterprise-Ressource-Planning-Lösungen (ERP) für fast jede Branche gibt, die man „natürlich“ im eigenen Hause, also On-Premise betreibt. Während das bis vor Kurzem die sinnvollste Betriebsart war, haben sich mit dem Aufkommen der Cloud ganz neue Möglichkeiten aufgetan. So kann man heutzutage sein ERP-System auf Infrastruktur aus der Cloud (Infrastructure-as-a-Service, IaaS) betreiben oder als kompletten Service (Software-as-a-Service, SaaS) nutzen.

Vor- und Nachteile von On-Premise

Wer seine ERP-Software selbst auf eigenen Servern im Unternehmen betreibt, erhält dadurch gewisse Vorteile gegenüber ERP-Systemen in der Cloud, aber auch etliche Nachteile:

Vorteile:

  • Volle Kontrolle über die Datenhoheit: Alle wichtigen Geschäftsdaten befinden sich auf den eigenen Rechnern.
  • Sehr schnelle und sichere Anbindung für alle Nutzer: Da diese häufig über das lokale Netzwerk erfolgt.
  • Individuelle Anpassungen möglich: Die ERP-Software lässt sich gut an die eigene Situation anpassen. Der Zeitpunkt von Updates kann selber definiert werden.  

 

Nachteile:

  • Investitionen für die Beschaffung der notwendigen Infrastruktur (CapEx).
  • Investitionen in Raum, Kühlung und Strom.
  • Sicherstellung von Betrieb und Wartung der Hard- und Software.
  • Unterhalt von aufwendigen und komplexen Massnahmen zur Aufrechterhaltung der Sicherheit und Compliance.
  • Beschäftigung von Fachpersonal
  • Aufwendiges Verwalten von Lizenzen

Cloud ERP auf mobilen Geräten

 

Cloud-ERP-Lösungen: IaaS oder SaaS

Einige der genannten Nachteile kann man schon beseitigen, indem man die Hardware-Infrastruktur in eine Cloud-Umgebung verlagert („IaaS“). Dies kann sowohl in einer Private- als auch in einer Public-Cloud geschehen. Neben dem, dass sich Rechenzentrums- und Hardware-Themen erübrigen, profitiert man je nach Anbieter von umfangreichen, zusätzlichen Services, wie beispielsweise verbessertem Schutz vor Cyber-Angriffen oder im Bereich der Datensicherung (Backup). Ob ein ERP sich für einen Betrieb in der Cloud eignet, hängt zudem von der entsprechenden Architektur ab. Es empfiehlt sich daher in jedem Fall, die Cloudfähigkeit der eigenen ERP-Lösung im Rahmen eines Assessments zu prüfen. 

Die Flexibilität von “echten” SaaS-Lösungen bietet eine Cloud-ERP-Lösung auf Basis IaaS allerdings nicht. SaaS-Angebote zeichnen sich dadurch aus, dass die ERP-Lösungen als kompletter Service aus der Cloud bezogen werden kann. Dies geschieht völlig losgelöst von konkreten Servern oder Software-Instanzen. Das bedeutet, dass Sie sich nicht mehr mit Hardware und Anwendungslizenzen herumschlagen müssen, sondern das ERP in dem Umfang online buchen, in dem sie es jetzt aktuell brauchen (Pay-as-you-go). Ändern sich die Anforderungen, können Sie durch Hinzufügen oder Reduzieren von Diensten und Nutzerzugängen die Kosten optimal auf die benötigte Leistung anpassen. Und das zu jeder Zeit. Ein gutes Beispiel dazu ist sicherlich die Dynamics-Linie von Microsoft.

Jegliche Installations- und Wartungsarbeiten wie auch Updates und Upgrades der ERP-Software übernimmt der SaaS-Provider, sie sind Bestandteil der monatlichen Gebühr. Ersatzinvestitionen lassen sich so komplett vermeiden. Ebenfalls lassen sich in diesem Modell Einsparungen beim eigenen Fachpersonal realisieren. 

SaaS-Provider nutzen Skaleneffekte, von welchen sie als einzelnes Unternehmen in einem On-Premise-Betriebsmodell nicht profitieren können. Dadurch können SaaS-Modelle auch preislich interessant sein. 

Tendenz zu Anwendungen und Cloud-Modularität bei Cloud-ERPs

Die Nachfrage nach ERP-Lösungen aus der Cloud steigt aufgrund der genannten Vorteile kontinuierlich an. Klassische ERP-Systemanbieter, häufig mit einem Branchenfokus, versuchen daher ihre Dienste ebenfalls in die Cloud zu verlagern, um den Kunden wenigstens ein “SaaS-alike” Erlebnis zu ermöglichen. Allerdings verzichten sie dabei selten auf lieb gewonnene Businessmodelle, wie zum Beispiel die klassischen User Lizenzen, die sich (oft noch) nicht so flexibel und granular an die Anzahl der Enduser anpassen lassen, wie dies für echte Cloud-Services typisch ist.

Die Innovationsgeschwindigkeit von Cloud- und Serviceprovidern im Bereich von Cloud ERPs ist jedoch enorm hoch. Neue Anbieter wie Bexio mischen den klassischen ERP-Markt auf. Sie gehen mittlerweile dazu über, durch zahlreiche Schnittstellen zu anderen Cloud-Diensten einen Kosmos von Services zu schaffen, der sich sehr flexibel zu einer Lösung für die eigenen Bedürfnisse konfigurieren lässt. Diese Cloud-ERPs haben ausserdem sehr kurze Zyklen, in denen sie neue Funktionalitäten zur Verfügung stellen und wenn nötig auch auf rechtliche Veränderungen oder neue Marktgegebenheiten reagieren können. Neben allen Vorteilen gilt es jedoch zu bemerken, dass damit die Komplexität für die Verwaltung der einzelnen Cloud-Komponenten einer Lösung markant steigt. Häufig kann hier ein darauf spezialisierter Managed Service Provider unterstützen.

Wann On-Premise immer noch besser ist

Viele monolithische ERP-Systeme sind aus architektonischen Gründen beim besten Willen nicht cloudfähig. Da bleibt gezwungenermassen der On-Premise Betrieb im eigenen Hause oder die Auslagerung auf dedizierte Hardware bei einem Service Provider (Off-Premise). An die Grenzen stösst man zudem häufig dann, wenn die ERP-Software mit anderen, teilweise sehr spezialisierten Anwendungen interagiert. Standardisierte Services aus der Cloud, die sich nur bis zu einem gewissen Grad anpassen lassen, können diese Funktionalität dann nicht bereitstellen. Mittelfristig gilt es daher beim ERP-Anbieter nachzufragen, wie seine Cloud-Strategie aussieht. Gibt es keinen Pfad in die Cloud, kann eine Neuevaluation eines ERP-Systems Sinn machen.

Beratung durch spezialisierte Service Provider

Umfangreiche ERP-Systeme sind eine echte Herausforderung für ein Unternehmen. Für die Projektierung und den Betrieb gibt es viele Faktoren zu berücksichtigen. Oft fehlen der eigenen IT für die optimale Lösung allerdings die nötige Neutralität und der Marktüberblick,  welche Lösungsansätze mit und ohne Cloud langfristig zuverlässig funktionieren.

Deshalb ist es sinnvoll, sich vor einer Umstellung auf ein neueres ERP-System oder Inanspruchnahme eines SaaS-ERP-Dienstes mit einem erfahrenen Service Provider über die Möglichkeiten von Cloud-ERPs zu beraten. Dieser kann sowohl technisch als auch organisatorisch unterstützen. Da er regelmässig entsprechende Migrationsprojekte betreut und auch die Bedürfnisse seiner Kunden genau kennt, kann er viel zu einer erfolgreichen Cloud-ERP-Lösung beitragen.