Aufgaben organisieren leicht gemacht

Digitale Aufgaben-Apps gibt es wie Sand am Meer. Das Aufgabentool «Microsoft To Do» ist fest in Microsoft 365 integriert und punktet trotz seiner Einfachheit mit Vielseitigkeit sowie Datensicherheit und Datenschutz. Das Tool vereinfacht das Erstellen, Planen und Verfolgen von Aufgaben. In Microsoft To Do können sowohl persönliche Aufgaben aus Outlook als auch Projektaufgaben aus dem Planner angezeigt und bearbeitet werden. Microsoft To Do ist als App für alle Betriebssysteme verfügbar.

Durch die folgenden Schritte können Sie direkt in ein erfolgreiches Aufgabenmanagement starten:

Die Anmeldung kann durch zwei verschiedene Kontotypen erfolgen:

• Ein kostenloses Microsoft Konto (kann man z. B. über Outlook.com. abschliessen)

• Ein kostenpflichtiges Microsoft 365 Konto

Microsoft To Do kann man prinzipiell mit mehreren Konten parallel nutzen. Man kann beispielsweise ein privates und ein berufliches Microsoft 365 Konto parallel verwenden.

Um eine optimale Planung der Aufgaben und deren Priorisierung zu gewährleisten, bietet Microsoft To Do verschiedene Listen, die nachfolgend kompakt beschrieben werden.

1. Mein Tag: Hier kann man die Aufgaben des Tages festlegen. Aufgaben mit einem Fälligkeitsdatum können über die «Glühbirne» hinzugefügt werden, aber auch alle anderen Aufgaben können zu Liste «mein Tag» hinzugefügt werden. Die Reihenfolge kann mittels Drag-and-drop festgelegt werden. Die erledigten Aufgaben können abgehakt werden, wodurch Sie eine Übersicht bekommen, welche Aufgaben noch offen sind.

2. Geplant: Die Liste «Geplant» zeigt alle Aufgaben aus anderen Listen an, die mit einem Fälligkeitsdatum versehen wurden.

3. Ihnen zugewiesen: Die Liste «Ihnen zugewiesen» fasst Aufgaben aus Microsoft Planner und Aufgaben aus geteilten Listen, die Ihnen zugewiesen wurden, zusammen.

4. Gekennzeichnete E-Mails: In der Liste «Gekennzeichnete E-Mails» werden alle E-Mails aus Outlook angezeigt, die zur Nachverfolgung markiert wurden.

5. Aufgabenlisten: In dieser Liste sind Aufgaben enthalten, die in keiner individuellen Liste zugeordnet sind. Diese werden auch nach Outlook und umgekehrt synchronisiert.

6. Eigene weitere Listen und Gruppen: Diese Listen und Gruppen sind individuell anlegbar und werden ebenfalls mit Outlook synchronisiert. In diesen Listen können ebenso Aufgaben abgelegt werden. Die individuellen Listen können mit mehreren Personen über das Plus geteilt werden.

Im Abonnement von Microsoft 365 werden die Aufgaben automatisch zwischen Outlook und To Do synchronisiert. Die einzige Einschränkung betrifft die Verwendung von Teilschritten. Diese können in Microsoft To Do verwendet werden, werden aber nicht in Outlook angezeigt. Alle anderen Aufgabenfelder sind jedoch sowohl in Outlook als auch in Microsoft To Do sichtbar und nutzbar. Die zur Wiedervorlage markierten E-Mails werden auch in To Do in einer eigenen Liste «Markierte E-Mails» angezeigt.

Man kann eine neue Liste über «Neue Liste» erstellen oder eine bestehende Liste verwenden. Die Liste kann über das Symbol oben rechts «Liste teilen» geteilt werden. Daraufhin kann man einen Einladungslink erstellen. Den Einladungslink können Sie kopieren und in einem Messenger Ihrer Wahl oder sofort via E-Mail mit den bestimmten Personen teilen. Nun kann man unten bei «Aufgaben hinzufügen» durch die Eingabe «@Name der Person» die Person auswählen und anschliessend die Aufgabe formulieren. Aufgaben, die an Sie selbst zugewiesen sind, finden Sie zusätzlich zu der geteilten Liste, auch in der Liste «Ihnen zugewiesen». Weitere Details zu Aufgabendelegierung finden Sie im untenstehenden Video.

Um Ihnen die Nutzung von To Do Listen im Alltag zu vereinfachen, haben wir Ihnen ein paar Tipps zusammengestellt.

• Alle Aufgaben aufschreiben! Der Kopf ist nicht für das Merken von Aufgaben geeignet. Über diesen Schritt sind Sie sicher bereits hinaus, da Sie diesen Blogbeitrag lesen. 😉

• Möglichst alle Aufgaben in eine Liste (Tool) eintragen. Möglichst alles in To Do 😄

• Jede Aufgabe mit einem Fälligkeitsdatum versehen, damit die Liste automatisch sortiert werden kann

• Notieren Sie sich nur machbare Aufgaben, die in 1-2 Stunden erledigt werden können (umfangreiche Aufgaben in Teilaufgaben herunterbrechen)

• Möglichst nur konkrete Aufgaben, keine Ideenliste

In Microsoft 365 gibt es zwei Aufgabenmanagement-Tools mit unterschiedlichen Schwerpunkten.

• Der Microsoft Planner ist ein Gruppentool (Kollaborationstool), das für eine einfache und effiziente Aufgabenverteilung, Organisation und Projektverwaltung in Teams entwickelt wurde.

• Microsoft To Do richtet sich dagegen an einzelne Benutzer in einem Unternehmen. Die Anwendung ist für das individuelle Aufgabenmanagement optimiert und erleichtert die Organisation des eigenen Tagesablaufs.

• In To Do werden aber auch Aufgaben aus dem Terminkalender angezeigt, die dem jeweiligen Benutzer zugewiesen wurden. So kann der Benutzer seine persönlichen Aufgaben und die Aufgaben aus dem Planner, für die er verantwortlich ist, auf einer Oberfläche organisieren und planen.

Die Vor- und Nachteile von Microsoft To Do haben wir Ihnen nachfolgend in Kürze aufgelistet.

• Gute Integration in Microsoft 365 (Synchronisation von Outlook und Planner mit To Do)

• Tool ist kostenlos

• Apps für alle Geräte und Betriebssysteme verfügbar

• Mehrere Konten werden unterstützt, können jedoch nicht zusammengeführt werden (d.h. man muss zwischen den Konten wechseln)

• Das Teilen von Listen zwischen persönlichen Konten und Businesskonten wird nicht unterstützt

• Man kann die Übersicht verlieren, wenn man zu viele Listen in To Do erstellt