«Lass uns einfach eine neue Teams-Site erstellen!» oder «Können wir für unser kleines Projekt nicht einfach noch ein neues Team in Microsoft Teams erstellen?» - ähnliche Sätze hört man oft in Unternehmen in denen Microsoft 365 mit Teams und SharePoint genutzt wird. Tatsächlich bietet Teams viele Möglichkeiten, um die Zusammenarbeit und den Wissensaustausch zu fördern, doch leider führt dies oft zu Wildwuchs und das nicht nur in Teams selbst, sondern auch in SharePoint. Denn hinter der Datenablage von Teams liegt SharePoint.
Während SharePoint oft organisationsorientiert ist, kann in Teams hingegen jeder Mitarbeitende sein eigenes Projekt eröffnen. So besteht die Gefahr, dass Websites und Teams unkontrolliert erstellt werden, Daten eventuell nur in einem privaten Team (z.B. Sales-Gruppe) gespeichert, aber nicht auf SharePoint (z.B. in der Kundenablage) abgelegt werden, was schlussendlich zu einer unübersichtlichen Informationsflut aber auch zu Informationssilos führen kann. Zudem müssen unterschiedliche Interessen von der Geschäftsleitung, über die ICT bis hin zu den Nutzern unter einen Hut gebracht werden (siehe Abb. unten).
Deshalb ist ein ganzheitlicher Ansatz bei der Implementierung dieser Tools zwingend notwendig. Im zweiten Teil unserer Artikelserie zur Fileshare-Ablösung setzen wir uns mit dieser Problematik auseinander und zeigen auf, wie dieser Wildwuchs vermieden werden kann, ohne die Flexibilität der Mitarbeitenden einzuschränken.
Wie entsteht der Wildwuchs in Microsoft Teams?
Microsoft Teams bietet nicht nur Chat und Videotelefonie, sondern ermöglicht den Mitarbeitenden umfassende Kollaborationsumgebungen zu erstellen, um Dokumente zu teilen, Aufgaben zu verwalten und Projekte zu koordinieren und vieles mehr. Diese Flexibilität gepaart mit der Benutzerfreundlichkeit des Tools führt häufig jedoch zu einer unstrukturierten Erstellung diverser Workspaces, Sites und Teams. Ohne zentrale Kontrollsysteme sowie entsprechende Genehmigungsprozesse verbreiten sich Inhalte und Aktivitäten ungehindert, und laufen schnell Gefahr auszuufern. Die Folge sind Probleme wie
- Informationsüberflutung: wichtige Informationen gehen in der Masse verloren oder sind unauffindbar
- Informationssilos: Mitarbeitende legen wichtige Daten nur in ihren eigenen Teams-Bereichen ab, somit werden sie für andere unauffindbar
- Duplizierung von Inhalten: Ähnliche oder identische Inhalte werden auf verschiedenen Websites und in diversen Teams erstellt. Verwirrung und Inkonsistenzen sind dadurch vorprogrammiert
- Mangelnde Übersicht und Kontrolle: Es ist schwierig den Überblick zu behalten und abzustimmen, ob die geteilten Inhalte tatsächlich den Unternehmensrichtlinien entsprechen
Deshalb ist es wichtig bereits vor der Implementierung von Microsoft 365 mit Teams und SharePoint klare Richtlinien in Bezug auf die Erstellung, Verwaltung und Nutzung von Websites und Teams festzulegen.
Schon vor der Implementierung Wildwuchs vermeiden und die Informationsflut eindämmen
Es gibt einige bewährte Ansätze, die helfen den Wildwuchs gar nicht erst entstehen zu lassen und eine geordnete sowie flexible Datenverwaltung unterstützen:
1. Klare Governance-Richtlinien: Um die Nutzung von Microsoft Teams und SharePoint in geordnete Bahnen zu lenken, sind Governance- Richtlinien hinsichtlich Namensgebung, Berechtigungen, Inhaltsverwaltung, Archivierung und Löschung von Websites und Teams entscheidend. Diese müssen einerseits klar definiert sein und entsprechend kommuniziert werden und andererseits sollten sie flexibel genug sein, um den Bedürfnissen der Nutzer gerecht zu werden.
2. Schulung und Anleitung: Eine umfassende Schulung und klare Anleitung zur Nutzung von Microsoft Teams und dem dahinterliegenden SharePoint sind unerlässlich und fördern eine agilere Art und Weise der Zusammenarbeit. Sie sollte sowohl technische als auch organisatorische Aspekte abdecken.
3. Monitoring und Reporting: Eine regelmässige Kontrolle der erstellten Websites und Teams ist entscheidend, um sicherzustellen, dass sie den Governance-Richtlinien entsprechen und effektiv genutzt werden. Hierfür können Reporting-Tools eingesetzt oder automatische Benachrichtigungen eingerichtet werden, um potenzielle Probleme frühzeitig zu erkennen und zu beheben.
4. Anpassungsfähigkeit und Flexibilität einbauen: Aufbauorganisationen ändern sich weniger häufiger als funktionale Teams oder Projektteams. Dennoch muss für alle Arbeitsraumtypen das richtige Mass an Offenheit und Flexibilität mit eingebaut sein. Individuelle Arbeitsraum-Templates für Websites und Teams müssen bereitgestellt, Berechtigungen angepasst und Governance-Richtlinien aktualisiert werden können. Die Tools sollten immer den Anforderungen der Nutzer gerecht werden und ihnen ermöglichen ihre kreativen Ideen umzusetzen, ohne dabei die Governance-Richtlinien zu umgehen.
5. Kommunikation und Feedback: Es ist wichtig den Mitarbeitenden regelmässig Updates und Informationen zur Verfügung zu stellen, Feedback zu sammeln und auf Fragen und Bedenken einzugehen. So wird ein Bewusstsein für die Governance-Richtlinien geschaffen und die Mitarbeitenden oder eigens geschaffene "Communities of Practice" sind aktiv an der Weitergestaltung und deren Verwendung von SharePoint und Microsoft Teams im Unternehmen beteiligt.
Um den Wildwuchs von Microsoft Teams zu vermeiden, braucht es eine klare Governance, Schulung, Monitoring, Anpassungsfähigkeit und vor allem Kommunikation. Durch die Implementierung dieser Ansätze können Unternehmen eine ausgewogene Nutzung von Microsoft365 mit Teams und SharePoint fördern und gleichzeitig eine agile Zusammenarbeit der Mitarbeitenden ermöglichen.
Quellen:
1. Sharegate Team (2023) Empowering Collaboration with SharePoint Intranet - ShareGate
2. Microsoft (2023) SharePoint governance overview - SharePoint in Microsoft 365 | Microsoft Learn
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